Memoria fiscala a unei case de marcat electronice fiscale, este o memorie fixa, inscriptibila doar o singura data, care este folosita pentru stocarea datelor cu caracter fiscal, asigurand in acelasi timp si securitatea acestora. Memoria fiscala este parte integranta a modulului fiscal, iar accesul la ea este posibil doar cu ajutorul programului de control al acestuia. Fiecare celula a memorie poate fi inscriptionata doar o singura data. Memoria fiscala trebuie sa pastreze intacte toate datele fiscale inregistrate, pe intreaga durata a utilizarii si inca zece ani dupa inlocuirea ei. Memoria fiscala incepe sa isi faca treaba de la prima tranzactie efectuata de catre utilizatorul casei de marcat, dupa ce aceasta a fost instalata, in prealabil, de catre un agent autorizat de catre organul fiscal teritorial.
In mod normal, toti utilizatorii de case de marcat electronice fiscale, in momentul in care are loc umplerea memoriei fiscale, ori cand aceasta s-a defectat si trebuie inlocuita, trebuie sa procedeze conform legilor in vigoare, adica sa citeasca memoria si sa preia rola pe care sunt inregistrate toate datele, dupa care sa predea memoria plina sau defecta la arhivele agentiilor fiscale judetene, pentru ca datele sa fie pastare minim 10 ani, cum am mai spus anterior. Nerespectarea acestei obligatii constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de pana la la 10 000 lei.
In momentul in care constatati ca memoria fiscala a casei de marcat de la magazinul dumneavoastra s-a umplut ori s-a defectat, sunteti obligati de legislatia in vigoare sa anuntati atat la firma care v-a distribuit-o (pentru a se ocupa de service sau de inlocuire) cat si la administratia financiara unde ati depus declaratia de punere in functiune a casei de marcat. In mod normal, in acest moment distribuitorul trebuie sa se achite si el de obligatiile ce ii revin, astfel incat in termen de maxim 72 de ore sa va inlocuiasca memoria care s-a umplut ori s-a defectat si sa repuna casa de marcat in functiune. Ca si la instalarea casei de marcat si inlocuirea memoriei fiscale trebuie facuta de un agent autorizat de administratia financiara si in prezenta unui organ fiscal din zona in care este arondata casa dumneavoastra de marcat. Inlocuirea memoriei fiscale a unei case de marcat trebuie sa se inregistreze in Cartea de Interventii a acesteia, de catre agentul de service si este avizata de catre reprezentantul administratiei fiscale teritoriale.
Daca inlocuirea memoriei fiscale a casei de marcat are loc in perioada de garantie, atunci se poate inlocui intreg aparatul, caz in care memoria fiscala a aparatului inlocuit se preda reprezentantului organului fiscal teritorial, iar noua casa de marcat fiscala trebuie sa fie instalata in termen de cel mult 15 zile calendaristice de la data inlocuirii casei de marcat defecte.